Vieles habe ich ausprobiert, gekauft und getestet. Taskmanager, Notiz-Apps und diverse andere Services in den Weiten des Internets. Aber so langsam (glaube ich zumindest) habe ich mein System gefunden.

Aufgaben,

kategorisiere ich vorher kurz in zwei Bereiche. Kurzfristige Aufgaben und längerfristige bzw. wiederkehrende Aufgaben. Was meine ich damit?Kurzfristige Aufgaben sind für mich zum Beispiel Einkaufslisten oder Checklisten, die ich innerhalb der nächsten 1 – 3 Tage abarbeite.Längerfristige Aufgaben gehören zu Planungen für ein Projekt oder Aufgaben, die erst in eine paar Wochen oder Monaten heranstehen. Als Beispiel vielleicht die Verlägerung meines Mobilfunkvertrags oder Ablauf des Festpreisvertrags beim örtlichen Gasanbieter, um Preise zu vergleichen.Zu guter Letzt seien noch die wiederkehrenden Aufgaben erwähnt, wobei bei diesen klar sein sollte, was damit gemeint ist.Mit der Zuordnung, was die Aufgabe nun ist, fällt automatisch die Wahl der zu nutzenden App. Kurzfristige Aufgaben wandern in Apples Notizen App, da ich kein Ablaufdatum o.ä. für diese Aufgaben benötige. Gerade Einkaufslisten teile ich darüber mit der Familie und das funktioniert wunderbar. Die beiden andere Kategorien wandern in TickTick.TickTick ist ein Taskmanager, aber es kann noch ein bisschen mehr als nur Aufgaben verwalten. Genau das macht den Service für mich interessant. Aufgaben können in Listen / intelligente Listen zusammengefasst und/oder mit Tags versehen werden. Dazu bietet es eine gelungene Kalenderansicht, die entweder auf den lokalen Kalender zurückgreift oder man verbindet sich mit seinem Onlinekalender. Das ist aber noch nicht alles.TickTick bietet zu dem auch eine Pomodoro Funktion, um fokussiert arbeiten zu könnnen und einen Habbit Tracker, den man nach seinen Wünschen einstellen kann.

Diese Kombination macht in meinen Augen TickTick zu dem schweizer Taschenmesser unter den Taskmanager Apps. Das ganze wird in einer aufgeräumt, schön gestalteten Oberfläche dargeboten und ist für die gängigsten Plattformen verfügbar. Derzeitig einziger Knackpunkt – die Oberfläche ist im Moment (noch) weitestgehend nur in Englisch verfügbar. Wer TickTick also nutzen möchte, sollte  ein bisschen der englischen Sprache mächtig sein. Interessierte können sich bei der Übersetzung beteiligen.

Der nächste und größere Part sind,

Notizen

Ebenfalls wie die Aufgaben, kategorisiere ich Notizen. Dabei gibt es aber eine feinere Unterteilung.

Ideen,

sind zum Beispiel Weblinks, Artikel die ich später lesen möchte, Gedanken zu Blogbeiträgen usw. Für diese Art der Notizen nutze ich unterschiedliche Services.

• Links zu Artikeln, deren Inhalt ich weiter nutzen möchte, wandern in > Notion
• Links zu Artikeln,  die ich später lesen möchte, wandern in > Reeder
• Gedanken zu Ideen/Projekte, die am entstehen sind, wandern in > Dynalist
• Entwürfe zu längeren Texten, wie Blogbeiträge, schreibe ich in > Obsidian (Mac) und 1Writer (iPad)

Für Geistesblitze, insbesondere wenn ich unterwegs bin, nutze ich Siri in Verbindung mit den Kurzbefehlen, um diese fest zu halten. Mit dem Befehl „Hey Siri – Neue Notiz“ öffnet sich automatisch Drafts im Diktiermodus und ich kann meinen Gedanken mündlich festhalten. Anschließend kann ich entweder den Inhalt erst einmal in Drafts (zwischen)speichern oder direkt per Teilen-Funktion zu einer der oben genannten Apps übertragen. Diese Art und Weise habe ich mir von Carl Pullein abgeschaut.

Beruflich vs. Privat

Neben den o.a. Ideen-Sammlungen unterscheide ich parallel zwischen beruflichen und privaten Notizen.

Berufliche Notizen wandern ausschließlich in die Apple Notizen App (lokal). Da in meiner Berufssparte es nicht anders geht, werden meine Notizen sehr knapp gehalten und sind grundsätzlich nur lokal und verschlüsselt gespeichert. So bald der Inhalt genutzt / abgearbeitet wurde, wandert er direkt in den Mülleimer. Long-term Notizen gibt es hierbei nicht (zumindest nicht auf meinen privaten Endgeräten). Warum ich hierzu Apple Notizen benutze ist recht einfach. Lokale Speicherung, verschlüsselt und ich kann den Inhalt als Text-Email (nicht HTML) an meinen beruflichen Account senden,  um ihn weiter zu verarbeiten und ggf. für eine spätere Verarbeitung zu speichern.

Private Notizen sind in der Regel auf Dauer ausgelegt. Auf Grund dessen möchte ich sie auch nach Möglichkeit von jedem Endgerät / Plattform verwenden können, ohne mit irgendwelchen Import/Export-Funktionen arbeiten zu müssen. Daher gibt es in diesem Bereich nur zwei Services, die ich verwende und damit zwischen den Inhalten unterscheide.

• Private Notizen mit privaten Inhalt, wandern in > DEVONthink 3 Pro
• Private Notizen mit normalen Inhalt, wandern in > Notion

Warum diese Unterscheidung?

Nun, private Inhalte, wie zum Beispiel Steuerunterlagen, Arztbefunde usw. sollten einem gewissen Schutz unterliegen. Notion bietet diesen nicht an, dass heißt man kann grundsätzlich seine Inhalte nicht verschlüsseln. Daneben liegen die Daten irgendwo auf einem internationalen Server (Amazon Web Service).

Um das zu umgehen, habe ich mich für DEVONthink 3 pro (DTP) entschieden. DTP bietet mir die Möglichkeit verschiedene Datenbanken innerhalb der App anzulegen und zu verschlüsseln. Die Inhalte müssen dabei nicht strigend irgendeiner Form oder Art entsprechen, sondern ich kann von einfachen Textschnipseln bis hin zu Audio-Dateien alles ablegen. Daneben bietet es durch die Indizierung die Möglichkeit nach Inhalten zu suchen, auch wenn ich nur ein Stichwort eingebe.Die Datenbanken werden grundsätzlich erst einmal lokal gespeichert, also bei mir auf dem Mac. Daneben kann man aber in DTP verschiedene Synchronisationsziele einrichten. Das geht über NAS-Systeme bis hin zu den unterschiedlichsten Cloud-Anbietern.DTP ist leider nur auf Apple ausgerichtet, ABER die Inhalte sind in den Datenbanken nicht in Stein gemeißelt. Die Dateien werden im Original abgelegt, d.h. wenn ich zum Beispiel von meinem Mac auf ein Windows-System wechseln möchte, exportiere ich eine Datenbank einfach als Ordner-Struktur und habe die angelegte Hierarchie mit allen Inhalten direkt lesbar zur Verfügung. Einfacher geht es nun wirklich nicht.Für die mobile Verwendung gibt es DTP to go. Eine etwas abgespeckte Version, die die grundsätzlichen Funktionen abdeckt. Diese machte es zudem möglich Dokumente zu scannen (zum Beispiel mit dem iPhone) und direkt in DTP zu speichern.

Stichwort: BackupWie oben beschrieben speichert DTP die Datenbanken lokal ab. Ich für meinen Teil haben folgende Strategie.Die lokalen Datenbanken werden regelmäßig mittels ChronoSync verschlüsselt in einem Backblaze B2 Bucket und unmittelbar nach jeder Änderung mittels Backblaze Personal verschlüsselt gespeichert. Daneben synchronisiert DTP die Datenbanken einmal unverschlüsselt auf meiner Diskstation und verschlüsselt in iCloud. Zu guter Letzt wird die Sicherung auf meiner Diskstation mittels CloudSync verschlüsselt in Dropbox synchronisiert und eine lokales Backup auf zwei, örtlich voneinander unabhängigen, externen Festplatten abgelegt. Klingt alles ein bisschen GaGa, aber es sind auch viele Dateien dabei, die nicht unwichtig sind.

Kommen wir zu den privaten normalen Notizen. Diese sind in Notion abgelegt. Notion ist einfach eine Wucht. Ein Service der so vielseitig ist, habe ich noch nicht gesehen. Von einfachen Seiten über, Gallerie-Möglichkeiten bis hin zu Datenbanken – alles ist möglich. Für die persönliche Nutzung ist Notion mittlerweile kostenlos. Wenn man aber für seine Zwecke die Funktion der Page History nutzen möchte, benötigt man einen Personal Pro Account, der mit jährlichen $48 zu buche schlägt. Wichtig zu wissen, ein Upgrade ist immer nur für ein Workspace möglich!So kann man zum Beispiel einen Workspace mittels Personal Plan kostenfrei nutzen, einen zweiten mittels Personal Pro und einen dritten als Team oder sogar Enterprise (geschäftlich) nutzen.Die beiden Personal Pläne lassen das kollaborative Arbeiten nicht direkt zu, es ist aber möglich Gäste für bestimmte Seiten einzuladen und entsprechende Berechtigungen zu setzen. So habe ich zum Beispiel eine Seiten Schule eingerichtet, die ich mit meiner Tochter zusammen bearbeite. Alle Unterseiten sind dabei automatisch freigegeben.Für kleine „Teams“ ist diese Funktionalität m.E. ausreichend und es wird nicht gleich ein Team Plan benötigt.

So sieht es im Moment bei mir aus und ich muss sagen, dass es gut funktioniert. Mit dieser digitalen Aufstellung kann ich zu jeder Zeit mit jedem meiner Endgeräte an alle Daten herankommen und brauche mir keine Gedanken machen.